Politique de confidentialité

TLScontact et ses sociétés dans le monde (ci-après “TLScontact”, “nous”, “notre”, “nos”) s’engagent à protéger la confidentialité et la sécurité des utilisateurs de son site web et de ses services (ci-après “vous”, “votre”, “vos”). La présente politique de confidentialité (ci-après la “Politique de Confidentialité”) a pour objet d’expliquer pourquoi et comment nous utilisons vos données à caractère personnel, vous tenir informés et garder la maîtrise des informations vous concernant. TLScontact traite vos données à caractère personnel conformément aux dispositions législatives en vigueur et, en particulier, la loi du Royaume Uni sur la Protection des données.

La présente Politique de Confidentialité s’applique à l’ensemble des services de TLScontact. En utilisant nos services, vous reconnaissez avoir été informés que TLScontact collecte, utilise et communique vos données à caractère personnel conformément à la présente Politique de Confidentialité.

Toutes questions que vous vous posez au sujet de la présente Politique de Confidentialité ou sur la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel doivent être adressées à notre Délégué à la Protection des Données à l’adresse email suivante:

Délégué à la Protection des Données de TLScontact:

Email:
dp@tlscontact.com

TLScontact est une société pionnière spécialisée dans la gestion de la relation client. . Notre activité principale consiste à exploiter des centres de demande de visa pour le compte d’autorités publiques (ci-après  « nos Clients », « Mission Diplomatique »).

TLScontact est membre du Groupe Teleperformance, leader mondial de la gestion omnicanal de l’expérience client externalisée, visant l’excellence au service des autorités publiques et des entreprises.

Vos données à caractère personnel (c’est-à-dire toute information permettant de vous identifier directement ou indirectement) sont collectées pour le compte de nos Clients aux fins de la fourniture d’un service de visa et/ou d’immigration, et de l’exécution de tâches administratives et sans pouvoir de décision liées aux services susdits (cf. article 1 de la présente Politique de Confidentialité). TLScontact peut également collecter vos données à caractère personnel pour son propre compte en vue de l’exécution par exemple de services particuliers additionnels généralement en lien avec les services susdits, pour les besoins de son activité et/ou pour garantir la sécurité de ses locaux, de ses collaborateurs et de ses visiteurs (cf. article 2 de la présente Politique de Confidentialité).

Nos Clients sont les responsables du traitement au sens de la Loi Informatique et Libertés du RGPD et TLScontact peut agir en qualité de responsable du traitement de données ou de sous-traitant de données en fonction de la nature des services ou du traitement concerné. Lorsque TLScontact agit en qualité de sous-traitant, elle ne collecte des données à caractère personnel que pour le compte et suivant les instructions de ses Clients.

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1.1. Comment collectons-nous vos données à caractère personnel?

Nous obtenons les données à caractère personnel vous concernant lorsque vous utilisez nos services pour effectuer par exemple une demande de visa.

Des représentants peuvent soumettre des données à caractère personnel vous concernant pour votre compte. Nous vérifierons et validerons systématiquement l’identité des personnes prétendant être votre représentant avant d’accepter les informations vous concernant.

1.2. Qu’est-ce que nous collectons?

Nous ne collecterons que les données à caractère personnel demandées par nos Clients pour déposer une demande de visa ou fournir un service associé. Le type et les catégories de données à caractère personnel que nous collectons dépendent du visa/service que vous demandez.

Nous collectons en particulier à titre d’exemple les catégories suivantes de données à caractère personnel :

Informations personnelles : nom, nationalité, sexe, informations figurant sur votre document de voyage (passeport ou carte d’identité), adresse électronique, numéro de téléphone, situation de famille, adresse postale, date et lieu de naissance, photographies, etc.

Données à caractère personnel sensibles : informations concernant votre santé, données biométriques (empreintes digitales, prélèvements d’ADN), casier judiciaire, procédures judiciaires, etc.

Informations personnelles concernant les personnes qui vous sont apparentées : enfants, parents, conjoint, informations personnelles de la partie invitante, etc.

Profession, éducation : activités professionnelles et/ou salariées, études, adresse et coordonnées de l’employeur/étudiant.

Données financières : informations figurant sur votre carte de paiement, coordonnées bancaires, informations de sécurité sociale, justificatifs de salaire, impôts, etc.

Données électroniques : Enregistrements vidéo et audio.

Cette liste peut varier en fonction des exigences du Client et des services que vous nous demandez.

Si vous souhaitez savoir exactement quelles données à caractère personnel seront collectées pour votre service de visa/immigration, veuillez contacter la Mission Diplomatique concernée pour un complément d’information.

1.3. Comment vos données à caractère personnel sont-elles utilisées?

Nous ne vendrons jamais vos données à caractère personnel ni ne les utiliserons d’aucune manière sans que vous en ayez directement connaissance. Nous n’utiliserons vos données à caractère personnel que pour le compte de notre Client et conformément à ses instructions afin de traiter le service particulier dont vous avez besoin en lien avec la demande de visa.

Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel par exemple pour:

• Valider que vous êtes bien la personne que vous prétendez être ;
• Prendre rendez-vous pour vous dans l’un de nos Centres de Demande de Visa ;
• Vous aider dans votre demande de visa ou autre demande ;
• Exécuter d’autres procédures de vérification en lien avec votre demande de visa ou autre demande ;
• Vous apporter les services complémentaires que vous demandez en lien avec la demande de visa. Nous pouvons en particulier utiliser vos données à caractère personnel pour exécuter les services additionnels que vous demandez, en lien avec votre demande de visa, par exemple un service de livraison courrier pour expédier vos documents de demande à l’adresse de votre choix ;
• Vous permettre de suivre l’avancement de votre demande ;
• Nous acquitter de nos obligations aux termes du mandat confié par nos Clients ;
• Vous envoyer des communications et notifications concernant le statut du service que vous avez choisi.

Le traitement de ces données repose sur l’exécution du contrat entre TLScontact et son Client et le respect des obligations légales.

Si vous souhaitez de plus amples informations concernant les objectifs du traitement des données que nous effectuons pour le compte de notre Client, veuillez - vous adresser à la Mission Diplomatique concernée.

1.4. Combien de temps conservons-nous les données à caractère personnel?

Nous conservons vos données à caractère personnel conformément à nos obligations légales et aux instructions de notre Client. La plupart du temps, nous ne conservons pas de données à caractère personnel une fois que la procédure de demande de visa est terminée. Nous ne conserverons vos informations personnelles dans nos systèmes que pendant la période nécessaire pour l’exécution du service.

Si vous souhaitez de plus amples informations sur la durée de conservation de vos données à caractère personnel par le Client, veuillez - vous adresser à la Mission Diplomatique concernée.

1.5. Qui a accès à vos données à caractère personnel?

Sociétés du groupe TLScontact et du groupe Teleperformance

Nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec des sociétés appartenant au groupe TLScontact ou au groupe Teleperformance lorsque c’est nécessaire pour traiter vos demandes et vous offrir les services demandés.

Autorités publiques et Missions Diplomatiques

Lorsque vous faites une demande de visa ou tout autre service associé, vos données à caractère personnel seront envoyées à notre Client, c’est-à-dire la Mission Diplomatique étrangère représentant le pays que concerne votre demande et agissant en qualité de responsable du traitement. Cette Mission Diplomatique peut partager vos données à caractère personnel avec par exemple un organisme public, une autorité de contrôle ou les forces de l’ordre applicables, en vue de la prévention d’actes criminels ou terroristes. Nous ne pouvons pas contrôler ni ordonner l’utilisation de vos données à caractère personnel après leur transfert à la Mission Diplomatique concernée puisque celle-ci agit en qualité de responsable du traitement. Nous vous recommandons vivement de lire également les avis de confidentialité de nos Clients (y compris les informations communiquées sur les formulaires de demande de visa).

Tiers pour des raisons juridiques

Nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec des tiers afin de nous conformer à des obligations juridiques et répondre aux demandes émanant d’agences publiques, y compris les forces de l’ordre et les autres autorités publiques, lesquelles peuvent inclure des autorités situées hors de votre pays de résidence.

Prestataires de service indépendants qui travaillent pour notre compte

Nous pouvons transmettre vos données à caractère personnel à des prestataires de service indépendants, des sous-traitants ou d’autres organisations associées pour exécuter des tâches et vous offrir des services pour notre compte (par exemple, pour vous remettre vos documents par service de courrier). Nous ne communiquerons que vos données à caractère personnel nécessaires à l’exécution des services concernés. Avant de partager des données à caractère personnel, nous nous assurons que tous les prestataires de service sont tenus par une obligation contractuelle et peuvent vous prouver que vos données à caractère personnel :

• Resteront confidentielles et protégées;
• ne sont conservées que le temps nécessaire à l’exécution du service;
• ne seront jamais utilisées à des fins autres que l’exécution du service demandé;
• ne seront jamais utilisées à des fins de marketing par ledit tiers sauf accord de votre part.

Autres tiers

Nous travaillons avec des fournisseurs de produits indépendants afin de vous offrir la meilleure expérience client. Par exemple, un prestataire indépendant a besoin de traiter vos données à caractère personnel pour autoriser le paiement des services que vous avez demandés et se conformer aux dispositions légales applicables.

1.6. Transfert à l’étranger de vos données à caractère personnel

En raison de la nature de notre activité, vos données à caractère personnel peuvent être transférées par-delà les frontières de votre pays. Lorsque vous effectuez une demande de visa ou tout autre service associé, vos informations personnelles seront transférées vers le pays ou l’Autorité Publique à laquelle s’adresse votre demande. Nous ne transférerons jamais vos données à caractère personnel de manière non protégée ou non sécurisée.

Si nous transférons vos données à caractère personnel de l’EEE vers d’autres pays dans lesquels les lois en vigueur n’offrent pas le même niveau de confidentialité et de protection des données, nous prenons des mesures afin de fournir un niveau adéquat de confidentialité et de protection des données en appliquant nos Règles d’Entreprise Contraignantes ou en concluant avec les importateurs des données des Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne.

Grâce à la mise en œuvre de nos Règles d’Entreprise Contraignantes, vous pouvez avoir l’assurance que vos données à caractère personnel sont protégées lorsqu’elles font l’objet d’un transfert international au sein du Groupe Teleperformance.

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2.1. Comment collectons-nous vos données à caractère personnel?

Nous obtenons des données à caractère personnel vous concernant lorsque vous utilisez nos services relativement à votre demande de visa lorsque vous vous rendez dans notre Centre de Demande de Visa en tant que visiteur et/ou lorsque vous utilisez certains de nos services additionnels.

2.2. Qu’est-ce que nous collectons?

Nous utiliserons, conserverons ou traiterons vos données à caractère personnel conformément aux dispositions de la présente Politique de Confidentialité, y compris notamment :

• Informations personnelles : nom, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale, etc.
• Données financières : informations de paiement.
• Images de vidéosurveillance à des fins de surveillance générale.

Lorsque nous collectons des données à caractère personnel dans des formulaires, y compris notamment des formulaires électroniques, nous indiquerons les champs obligatoires par des astérisques. Si vous ne communiquez pas des données signalées par une astérisque, vous risquez de ne pas pouvoir accéder à nos services.

2.3. Comment vos données à caractère personnel sont-elles utilisées?

Nous ne vendrons jamais vos données à caractère personnel ni ne les utiliserons d’aucune manière sans que vous en ayez directement connaissance.

Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel par exemple pour:

• vous offrir les services additionnels que vous demandez, qui sont fournis par TLScontact pour son propre compte ou pour le compte des certains partenaires de confiance de TLScontact (c’est à-dire des services qui sont ou ne sont pas en lien direct avec la demande de visa) et traiter vos paiements;
• assurer la sécurité des collaborateurs, visiteurs, clients et locaux de TLScontact;
• répondre à vos questions et/ou résoudre les différends relatifs à des services additionnels de TLScontact;
• demander votre avis sur nos services en vue de nous permettre d’améliorer la qualité de nos services. Vous pouvez retirer votre accord à recevoir toute question relativement à la qualité de nos services à tout moment en nous contactant en ligne à travers notre page Contactez-nous tel que explique plus amplement à l’article 3 ci-après ou en contactant notre Délégué à la protection des données personnelles à l’adresse email indiquée ci-dessus;
• vous envoyer des communications marketing (avec votre accord) nous ne partagerons pas vos données à caractère personnel avec des tiers à des fins marketings sauf consentement exprès de votre part. Vous pouvez retirer cet accord à tout moment en nous contactant en ligne à travers notre page Contactez-nous tel que explique plus amplement à l’article 3 ci-après ou en contactant notre Délégué à la protection des données personnelles à l’adresse email indiquée ci-dessus.

Pour traiter vos données à caractère personnel dans le respect de la loi, nous devons nous appuyer sur un ou plusieurs fondements juridiques valables. Les fondements sur lesquels nous pouvons nous appuyer sont par exemple les suivants:

• Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel pour vous offrir les services demandés, pour traiter vos questions et réclamations relatives à ces services, pour gérer vos paiements, etc., le fondement juridique du traitement est l’exécution du contrat entre vous et nous.
• Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel pour traiter vos demandes qui ne sont pas liées à un service particulier, pour vous envoyer des communications marketing, pour demander votre avis sur nos services ou pour protéger nos collaborateurs, visiteurs et locaux, le fondement juridique du traitement est l’intérêt légitime poursuivi par TLScontact (sauf lorsque votre intérêt ou vos droits fondamentaux l’emportent), plus précisément son intérêt économique/commercial à vous faire des offres personnalisées, à répondre à vos besoins et à vous offrir des services adaptés, et à assurer sa sécurité.
• Lorsque le traitement est nécessaire aux fins du respect d’une obligation légale dont nous faisons l’objet, le traitement des données est fondé sur cette obligation légale.

2.4. Combien de temps conservons-nous les données à caractère personnel?

Nous révisons régulièrement nos durées de conservation des données à caractère personnel. Généralement, nous conservons vos données à caractère personnel le temps nécessaire aux fins pour lesquelles vos données à caractère personnel sont traitées (c’est-à-dire pour la durée de la prestation du service, pour la durée de votre présence dans nos locaux, pour une durée maximum d’un mois pour les images de vidéosurveillance et pour une durée d’un an à compter du dernier contact avec vous pour les communications marketing, selon le cas et tel que permis par la législation locale). Nous pouvons toutefois être tenus de conserver certains types de données à caractère personnel pour des durées plus longues afin de nous acquitter de nos obligations légales ou conformément au délai de prescription applicable.

2.5. Qui a accès à vos données à caractère personnel?

Sociétés du groupe TLScontact ou du groupe Teleperformance

Nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec des sociétés appartenant au groupe TLScontact ou au groupe Teleperformance lorsque par exemple c’est nécessaire pour traiter vos demandes, vous offrir les services demandés ou vous demandez votre avis sur nos services.

Tiers pour des raisons juridiques

Nous partagerons vos données à caractère personnel avec des tiers:

• afin de nous conformer à des obligations juridiques et répondre aux demandes émanant d’agences publiques, y compris les forces de l’ordre et les autres autorités publiques, lesquelles peuvent inclure des autorités situées hors de votre pays de résidence.
• en cas de fusion, vente, restructuration, acquisition, co-entreprise, cession, transfert ou autre acte de cession de tout ou partie de notre activité, de nos actifs ou de notre capital (y compris dans le cadre d’une faillite ou procédure de même nature).
• pour protéger nos droits, nos utilisateurs, nos systèmes et nos services.

Prestataires de service indépendants qui travaillent pour notre compte

Nous pouvons transmettre vos données à caractère personnel à nos prestataires de service indépendants, sous-traitants et autres organisations associées pour exécuter des tâches et vous offrir des services pour notre compte. Nous ne communiquerons que vos données à caractère personnel qui sont nécessaires pour l’exécution du service. Avant de partager des données à caractère personnel, nous nous assurons que tous les prestataires de service sont tenus par une obligation contractuelle et peuvent vous prouver que vos données à caractère personnel:

• resteront confidentielles et protégées;
• ne sont conservées que le temps nécessaire à l’exécution du service;
• ne seront jamais utilisées à des fins autres que l’exécution du service demandé;
• ne seront jamais utilisées à des fins de marketing par ledit tiers sauf accord de votre part.

2.6. Transfert à l’étranger de vos données à caractère personnel

En raison de la nature de notre activité, vos données à caractère personnel peuvent être transférées par-delà les frontières de votre Pays. Lorsque vous effectuez une demande de visa ou tout autre service associé, vos informations personnelles seront transférées vers le pays ou l’Autorité Publique à laquelle s’adresse votre demande. Nous ne transférerons jamais vos données à caractère personnel de manière non protégée ou non sécurisée.

Si nous transférons vos données à caractère personnel de l’Espace Economique Européen ( ci-apres « EEA ») vers d’autres pays dans lesquels les lois en vigueur n’offrent pas le même niveau de confidentialité et de protection des données, nous prenons des mesures afin de fournir un niveau adéquat de confidentialité et de protection des données.

Grâce à la mise en œuvre de nos Règles d’Entreprise Contraignantes, vous pouvez avoir l’assurance que vos données à caractère personnel sont protégées lorsqu’elles font l’objet d’un transfert international au sein du groupe Teleperformance.

2.7. Utilisation des cookies

Notre site web n’est pas différent des autres sites web et utilise des cookies pour fonctionner correctement et faciliter votre expérience de navigation. Les cookies peuvent ainsi permettre au site web de se souvenir de vous et, lors de votre prochaine visite, vous n’aurez plus à choisir votre langue préférée.

Nos sites web utilisent Google Analytics, un service qui transmet des données sur la consultation de nos sites web vers les serveurs de Google. Google Analytics n’identifie pas les utilisateurs ou n’associe pas votre adresse IP avec d’autres données détenues par Google. Nous utilisons les rapports fournis par Google Analytics pour comprendre la circulation et l’utilisation de nos sites web.

Vous pouvez désactiver les cookies pour notre site web à partir de la page des paramètres de votre navigateur.

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Nous voulons être certains que vous gardez le contrôle de vos données à caractère personnel. Cela suppose notamment que vous connaissiez vos droits, qui sont les suivants:

• Accès – le droit d’accéder à vos données à caractère personnel, d’obtenir une confirmation de vos données à caractère personnel que nous conservons actuellement.
• Rectification – le droit de faire rectifier les données inexactes.
• Effacement – le droit de faire effacer vos données (il ne s’agit pas d’un droit absolu, toutefois. TLScontact peut avoir des motifs juridiques ou légitimes pour conserver ces données à caractère personnel).
• Limitation – le droit, dans certains cas, de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.
• Opposition – le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des activités de marketing direct ou dans toute autre situation en conformité avec le droit local applicable.
• Portabilité - le droit de recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et le droit de transmettre ces données à un autre responsable de traitement. Ce droit ne s'applique que lorsque le traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement ou sur un contrat et que ce traitement est effectué par des moyens automatisés.
• Retrait – vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement des données à caractère personnel pour lesquelles vous avez donné votre consentement en suivant la procédure de Demande d’Accès du Sujet décrite dans la présente Politique. Veuillez noter que le retrait de votre consentement ou le refus de fournir les données à caractère personnel décrites dans la présente Politique de Confidentialité aura une incidence et pourra mettre un terme au traitement des services que vous avez demandés ou pour lesquels vous êtes actuellement inscrits.

Pour exercer vos droits sur vos données à caractère personnel, il vous suffit de nous contacter directement ou par la page Contactez-nous, de remplir le bref formulaire de demande et de choisir la catégorie « Demande concernant les données à caractère personnel » dans le champ « Motif de contact ». Vous pouvez également exercer ces droits en contactant la Mission Diplomatique lorsqu’ils concernent la demande de visa/d’immigration.

Toutes les demandes sont gratuites.

Lorsque la demande est adressée à TLScontact, nous vous enverrons une confirmation de réception de votre demande et nous la traiterons ou la transmettrons sans délai excessif à notre Client.

Nous-mêmes ou notre Client pouvons vous contacter pour obtenir des éclaircissements sur votre demande, vous demander un complément d’information ou vérifier votre identité avant de traiter votre demande.

Si vous pensez que vos droits ont été affectés, veuillez contacter notre Délégué à la Protection des Données.

Vous avez également le droit de présenter une réclamation auprès de l’autorité de contrôle suivante: Information Commissioner’s Office ( “ICO”) , Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF ou vous pouvez cloquer sur le lien suivant : https://ico.org.uk/global/privacy-notice/controller-s-contact-details/ afin de connaitre les autres moyens pour contacter l’ICO.

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« Profilage » désigne toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel consistant à utiliser ces données à caractère personnel pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant le rendement au travail, la situation économique, la santé, les préférences personnelles, les intérêts, la fiabilité, le comportement, la localisation ou les déplacements de cette personne physique.

Afin de vous proposer des services personnalisés, nous recourons au profilage pour analyser les informations que vous nous avez fournies, telles que l'âge ou la localisation. Nous considérons que nous avons un intérêt légitime à procéder à ce profilage car le traitement de ces données vous est bénéfique en vous permettant d'améliorer votre expérience client et l'accès à nos services personnalisés en fonction de votre profil.

Les contrôleurs de données susmentionnés (nos clients, c'est-à-dire les missions diplomatiques) peuvent également avoir recours au profilage.

Si vous souhaitez de plus amples informations concernant le recours potentiel au profilage par le Client, veuillez -vous adresser à la Mission Diplomatique concernée.

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Notre site web peut contenir des liens vers d’autres sites web. Nous ne sommes pas responsables du contenu ou de la fonctionnalité de ces sites web externes.

Si un site web externe vous demande des données à caractère personnel (par exemple, dans le cadre d’une commande de biens ou de services), les données que vous communiquez ne seront pas couvertes par la présente Politique de Confidentialité. Nous vous suggérons de lire la Politique de confidentialité de tout site web avant de communiquer des données à caractère personnel.

Lorsque vous achetez des biens ou services auprès d’une entreprise en suivant un lien figurant sur notre site, vous concluez un contrat avec cette entreprise (en acceptant ses conditions générales), et non avec TLScontact.

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Nous modifierons la présente Politique de Confidentialité occasionnellement afin de veiller à ce qu’elle reste à jour et reflète précisément la manière et les raisons pour lesquelles nous utilisons vos données à caractère personnel. La version en vigueur de notre Politique de Confidentialité sera toujours publiée sur notre site web. En cas de modification importante, nous vous informerons par tout moyen approprié.

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Avis de confidentialité dernière mise à jour le 27 avril 2022.