Politique de confidentialité

TLScontact et ses sociétés affiliées à travers le monde (ci-après « TLScontact », « nous », « notre », « nos ») s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité des utilisateurs de ses sites Web et des usagers des services de TLScontact (ci-après « vous », « votre », « vos »). La présente Politique de Confidentialité (ci-après la « Politique de Confidentialité ») a pour objet d’expliquer pourquoi et comment nous collectons et utilisons vos données à caractère personnel, de vous tenir informé(e) et de garder la maîtrise des informations vous concernant.

TLScontact traite vos données à caractère personnel conformément aux dispositions législatives en vigueur et, en particulier, la loi du Royaume Uni sur la Protection des données.

La présente Politique de Confidentialité s’applique à l’ensemble des services fournis de TLScontact. En utilisant nos services, vous reconnaissez avoir été informé(e) que TLScontact collecte, conserve, utilise, traite, transfère et communique vos données à caractère personnel conformément à la présente Politique de Confidentialité.

Nous vous prions de bien vouloir nous adresser toute question que vous pourriez vous posez au sujet de la présente Politique de Confidentialité ou sur la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel à notre Délégué à la Protection des Données aux coordonnées suivantes:

Délégué à la Protection des Données de TLScontact:

Email:
dp@tlscontact.com

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TLScontact est une entreprise pionnière spécialisée dans la gestion de la relation client. Notre activité principale consiste à exploiter des centres de collecte de demande de visa pour le compte d’autorités publiques ( « nos Clients », « Mission(s) Diplomatique(s) »).

TLScontact est membre du Groupe Teleperformance, leader mondial de la gestion externalisée de l’expérience client omnicanale au service des gouvernements et des entreprises.

Vos données à caractère personnel (c’est-à-dire toute information permettant de vous identifier directement ou indirectement) sont collectées pour le compte de nos Clients aux fins de la fourniture d’un service de visa et/ou d’immigration, et d’effectuer des tâches administratives, sans opérations de jugement liés aux services susmentionnés (cf. article 1 de la présente Politique de Confidentialité). TLScontact peut également collecter vos données à caractère personnel pour son propre compte en vue de la fourniture de services particuliers, généralement en lien avec les services susmentionnés, pour ses intérêts légitimes et/ou pour garantir la sécurité de ses locaux, de ses employés et de ses visiteurs (cf. article 2 de la présente Politique de Confidentialité).

Nos Clients sont les responsables du traitement au sens de la loi du Royaume Uni sur la Protection des données et TLScontact peut agir en qualité de responsable du traitement de données ou de sous-traitant en fonction de la nature des services et du traitement concernés. En qualité de sous-traitant, TLScontact ne collecte des données à caractère personnel que pour le compte et suivant les instructions de nos Clients.

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1.1. Comment collectons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous obtenons des données à caractère personnel vous concernant dans le cadre de la fourniture de nos services notamment lors du dépôt de votre demande de visa.

Vos représentants peuvent également nous soumettre des données à caractère personnel vous concernant en votre nom. Nous effectuons les vérifications nécessaires et validons systématiquement l’identité des personnes prétendant être votre représentant avant d’accepter les informations vous concernant par le biais d’un représentant.

1.2. Que collectons-nous ?

Nous ne collecterons que les données à caractère personnel requises par nos Clients pour le dépôt d’une demande de visa ou la fourniture un service connexe. Le type et les catégories de données à caractère personnel que nous collectons dépendent du visa/service que vous sollicitez.

Nous collectons notamment, à titre d’exemple, les catégories suivantes de données à caractère personnel :

• Données à caractère personnel : nom, nationalité, sexe, informations figurant sur votre document de voyage (passeport ou carte d’identité), adresse électronique, numéro de téléphone, état civil, adresse postale, date et lieu de naissance, photographies, etc.
• Données sensibles : données de santé, données biométriques (empreintes digitales, prélèvements d’ADN), casier judiciaire, procédures judiciaires, etc.
• Données à caractère personnel concernant les personnes qui vous sont apparentées : enfants, parents, conjoint, hôte, etc.
• Emploi, éducation : activités professionnelles ou emploi, cursus scolaire ou universitaire, coordonnées de l’employeur ou de l’établissement scolaire ou universitaire.
• Données financières : informations figurant sur votre carte bancaire, coordonnées bancaires, informations de sécurité sociale, justificatifs de salaire, impôts, etc.
• Données électroniques : Enregistrements vidéo et audio.

Cette liste peut varier en fonction des exigences du Client et des services que vous sollicitez.

Si vous souhaitez connaitre avec exactitude les données à caractère personnel qui seront collectées dans le cadre de votre demande, veuillez contacter la Mission Diplomatique concernée pour plus d’informations.

1.3. Comment vos données à caractère personnel sont-elles utilisées ?

Nous ne vendrons jamais vos données à caractère personnel ni ne les utiliserons d’aucune manière que ce soit à votre insu. Nous n’utiliserons vos données à caractère personnel que pour le compte de notre Client et conformément à ses instructions afin de vous fournir le service spécifique dont vous avez besoin.

Nous pouvons notamment utiliser vos données à caractère personnel pour :

• Valider votre identité ;
• Permettre la prise de rendez-vous dans l’un de nos centres de collecte de demandes de visa ;
• Vous assister dans votre demande ;
• Exécuter des procédures de vérification supplémentaires concernant votre demande de visa ou autre demande ;
• Vous fournir les services supplémentaires que vous demandez concernant la demande de visa. Nous pouvons notamment utiliser vos données à caractère personnel pour la fourniture de Services à Valeur Ajoutée (AVS), en lien avec votre demande de visa, par exemple pour le retour par courrier de vos documents à l’adresse de votre choix ;
• Vous permettre de suivre le statut de votre demande ;
• Nous acquitter de nos obligations aux termes du mandat confié par notre Client ;
• Vous tenir informé(e) du statut de votre demande et vous envoyer les notifications nécessaires en lien avec le service que vous avez sollicité.

Ces traitements de données sont effectués sur la base de l’exécution de la relation contractuelle vous liant à TLScontact au titre de nos Conditions Générales de Services, du contrat entre TLScontact et son Client, ainsi que le respect de nos obligations légales.

Pour plus d’informations sur la finalité des traitements de données que nous mettons en œuvre pour le compte de notre Client, veuillez-vous adresser à la Mission Diplomatique concernée.

1.4. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous conservons vos données à caractère personnel conformément à nos obligations légales et aux instructions de notre Client. En règle générale, nous ne conservons aucune donnée à caractère personnel une fois la procédure de demande de visa terminée. Nous ne conserverons vos informations personnelles que le temps nécessaire à la fourniture du service.

Pour plus d’informations quant à la durée de conservation de vos données à caractère personnel par notre Client, veuillez-vous adresser à la Mission Diplomatique concernée.

1.5. Qui a accès à vos données à caractère personnel ?

Sociétés du groupe TLScontact et du groupe Teleperformance

Nous pouvons être amenés partager vos données à caractère personnel avec des sociétés appartenant au groupe TLScontact ou au groupe Teleperformance lorsque cela est nécessaire au traitement de votre demande ou à la fourniture des services connexes.

Autorités publiques et Missions Diplomatiques

Dans le cadre de votre demande de visa ou de la fourniture d’un service connexe, vos données à caractère personnel seront transmises à notre Client, c’est-à-dire la Mission Diplomatique étrangère qui représente le pays pour lequel vous soumettez votre demande et agissant en qualité de responsable du traitement. Cette Mission Diplomatique peut être amenée à partager vos données à caractère personnel avec, par exemple, un organisme public, une autorité de contrôle ou les forces de l’ordre pour la prévention d’actes criminels ou terroristes. Nous n’avons pas le contrôle sur la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées après leur transfert à la Mission Diplomatique concernée. Nous vous recommandons donc vivement de lire leur politique de confidentialité ainsi que les informations fournies dans les formulaires de demande de visa.

Tiers pour des raisons juridiques

Nous pouvons être tenus de partager vos données à caractère personnel avec des tiers afin de nous conformer à des obligations juridiques et pour répondre aux demandes émanant d’organismes publics, y compris les forces de l’ordre et autres autorités publiques, lesquelles peuvent inclure des autorités situées hors de votre pays de résidence.

Prestataires de service indépendants qui travaillent pour notre compte

Nous pouvons être amenés à transmettre vos données à caractère personnel à nos prestataires de service indépendants, nos sous-traitants ou d’autres organisations associées pour exécuter des tâches et vous offrir des services pour notre. Nous ne communiquerons que les données à caractère personnel nécessaires à la fourniture des services concernés.

Les prestataires de service indépendants qui participent à la fourniture des services que nous vous proposons sont les suivants :

• des prestataires technologiques qui permettent le traitement de votre demande de visa ;
• les prestataires et partenaires de services de logistique, transport et de livraison, et/ou leurs sous-traitants ou prestataires indépendants.

Avant de partager des données à caractère personnel, nous nous assurons que tous les prestataires de service sont tenus par une obligation contractuelle et peuvent prouver que vos données à caractère personnel :

• Sont conservées de manière sécurisée et confidentielles ;
• Ne sont conservées que le temps nécessaire à l’exécution du service;
• Ne seront jamais utilisées à des fins autres que l’exécution du service demandé;
• Ne seront jamais utilisées à des fins de prospection commerciale, à moins que vous n’y consentiez.

Autres tiers

Nous travaillons avec des prestataires indépendants afin de vous offrir la meilleure expérience client. Par exemple, un prestataire indépendant doit traiter vos données à caractère personnel afin de permettre le paiement des services que vous avez demandé et pour répondre aux exigences légales qui lui sont applicables.

1.6. Transfert à l’étranger de vos données à caractère personnel

En raison de la nature de nos activités, vos données à caractère personnel peuvent être transférées au-delà des frontières de votre pays. Lorsque vous effectuez une demande de visa ou que vous sollicitez tout autre service associé, vos données à caractère personnel sont transférées vers le pays ou à la Mission Diplomatique à laquelle s’adresse votre demande. Nous ne transférerons jamais vos données à caractère personnel de manière non protégée ou non sécurisée.

Si nous devons transférer vos données à caractère personnel vers un Etat ne garantissant pas un niveau de de protection de la vie privée, des libertés et des droits fondamentaux des personnes à l’égard des traitements des données à caractère personnel, nous prenons les mesures nécessaires pour y pallier et garantir un niveau adéquat de confidentialité et de protection des données en appliquant nos Règles d’Entreprise Contraignantes ou en concluant avec les importateurs des données des Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne.

Grâce à la mise en œuvre de nos Règles d’Entreprise Contraignantes, vous pouvez avoir l’assurance que vos données à caractère personnel sont protégées lorsqu’elles font l’objet d’un transfert international au sein du Groupe Teleperformance.

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2.1. Comment collectons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous obtenons des données à caractère personnel vous concernant lorsque vous déposez une demande de visa, lorsque vous vous rendez dans notre centre de collecte de demandes de visa en tant que visiteur et/ou lorsque vous utilisez certains de nos Services à Valeur Ajoutée (AVS).

2.2. Quelles données collectons-nous ?

Nous utilisons, conservons ou traitons vos données à caractère personnel conformément aux dispositions de la présente Politique de Confidentialité, y compris, mais sans s’y limiter :

• Informations personnelles : nom, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale, etc.
• Données financières : informations de paiement.
• Images de vidéosurveillance à des fins de surveillance générale.

Lorsque nous collectons des données à caractère personnel au moyen de formulaires, y compris notamment des formulaires électroniques, nous indiquerons les champs obligatoires par des astérisques. Tout manquement à la fourniture des données signalées par une astérisque peut empêcher l’accès à nos services.

2.3. Comment vos données à caractère personnel sont-elles utilisées ?

Nous ne vendrons jamais vos données à caractère personnel ni ne les utiliserons d’aucune manière sans que vous en ayez directement connaissance.

Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel pour :

• Vous fournir les Services à Valeur Ajoutée que vous demandez, qui sont fournis par TLScontact pour son propre compte ou par le biais de certains partenaires de confiance de TLScontact (c’est à-dire des services qui sont directement en lien ou non avec la demande de visa) et traiter vos paiements ;
• Assurer la sécurité des employés, des visiteurs, des clients et des locaux de TLScontact ;
• Répondre à vos questions et/ou résoudre les différends relatifs à des services de TLScontact ;
• Demander d’évaluer nos services afin de nous permettre d’en améliorer la qualité. Vous pouvez retirer votre contentement à recevoir toute communication concernant l’évaluation de la qualité de nos services à tout moment en nous contactant en ligne via la page « Contactez-nous » (cf. l’article de la présente Politique de Confidentialité) ou en contactant notre Délégué à la protection des données personnelles à l’adresse email indiquée ci-dessus ;
• Vous envoyer des communications marketing (avec votre consentement). Nous ne partagerons pas vos données à caractère personnel avec des tiers à des fins de prospection directe sauf consentement exprès de votre part. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en nous contactant en ligne via la page « Contactez-nous » (cf. article 3 de la présente Politique de Confidentialité) ou en contactant notre Délégué à la protection des données personnelles à l’adresse email indiquée ci-dessus.

Pour traiter vos données à caractère personnel dans le respect de la loi, nous devons justifier d’un ou plusieurs fondements juridiques valables. Les fondements sur lesquels nous pouvons nous appuyer sont les suivants :

• Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel pour vous offrir les services demandés, pour traiter vos questions et réclamations relatives à ces services, pour gérer vos paiements, etc., le fondement juridique du traitement est l’exécution du contrat entre vous et nous.
• Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel pour traiter vos demandes qui ne sont pas liées à un service particulier, pour vous envoyer des communications marketing, pour demander votre avis sur nos services  ou pour protéger nos collaborateurs, visiteurs et locaux, le fondement juridique du traitement est l’intérêt légitime poursuivi par TLScontact (sauf lorsque votre intérêt ou vos droits fondamentaux l’emportent), plus précisément son intérêt économique/commercial à vous faire des offres personnalisées, à répondre à vos besoins et à vous offrir des services adaptés, et à assurer sa sécurité.
• Lorsque le traitement est nécessaire aux fins du respect d’une obligation légale dont nous faisons l’objet, le traitement des données est fondé sur cette obligation légale.

2.4. Combien de temps conservons-nous les données à caractère personnel ?

Nous révisons régulièrement nos durées de conservation des données à caractère personnel. Généralement, nous conservons vos données à caractère personnel le temps nécessaire aux fins pour lesquelles vos données à caractère personnel sont traitées (c’est-à-dire pour la durée de la prestation du service, pour la durée de votre présence dans nos locaux, pour une durée maximum d’un mois pour les images de vidéosurveillance et pour une durée d’un an à compter du dernier contact avec vous pour les communications marketing, selon le cas et tel que permis par la législation locale). Nous pouvons toutefois être tenus de conserver certains types de données à caractère personnel pour des durées plus longues afin de nous acquitter de nos obligations légales ou conformément au délai de prescription applicable.

2.5. Qui a accès à vos données à caractère personnel ?

Sociétés du groupe TLScontact ou du groupe Teleperformance

Nous pouvons être amenés à partager vos données à caractère personnel avec des sociétés appartenant au groupe TLScontact et/ou au groupe Teleperformance lorsque cela est nécessaire au traitement de vos demandes, à la fourniture des services ou afin de sollicitez votre retour sur la qualité de nos services.

Tiers pour des raisons juridiques

Nous partageons vos données à caractère personnel avec des tiers :

• Afin de nous conformer à des obligations juridiques et répondre aux demandes émanant d’autorités publiques, y compris les forces de l’ordre ainsi que d’autres autorités publiques lesquelles peuvent inclure des autorités situées hors de votre pays de résidence.
• En cas de fusion, vente, restructuration, acquisition, co-entreprise, cession, transfert ou autre acte de cession de tout ou partie de notre activité, de nos actifs ou de notre capital (y compris dans le cadre d’une faillite ou procédure de même nature).
• Pour protéger nos droits, nos utilisateurs, nos systèmes et nos services.

Prestataires de service indépendants qui travaillent pour notre compte

Nous pouvons être amenés à transmettre vos données à caractère personnel à nos prestataires de service indépendants, sous-traitants et autres organisations associées afin d’exécuter certaines tâches et vous offrir des services pour notre compte. Nous ne communiquerons que les données à caractère personnel qui sont nécessaires pour l’exécution du service.

Les prestataires de service indépendants qui participent à la fourniture des services que nous vous proposons sont les suivants :

• des prestataires technologiques qui permettent le traitement de votre demande de visa ;
• les prestataires et partenaires de services de logistique, transport et de livraison, et/ou leurs sous-traitants ou prestataires indépendants.

Avant de partager des données à caractère personnel, nous nous assurons que tous les prestataires de service sont tenus par une obligation contractuelle et peuvent vous prouver que vos données à caractère personnel :

• Resteront confidentielles et protégées ;
• Ne sont conservées que le temps nécessaire à l’exécution du service ;
• Ne seront jamais utilisées à des fins autres que l’exécution du service demandé ;
• Ne seront jamais utilisées à des fins de prospection directe par ledit tiers sauf accord de votre part.

2.6. Transfert à l’étranger de vos données à caractère personnel

En raison de la nature de notre activité, vos données à caractère personnel peuvent être transférées au-delà des frontières de votre pays. Lorsque vous soumettez une demande de visa ou sollicitez tout autre service associé, vos données à caractère personnel sont transférées vers le pays ou à la Mission Diplomatique à laquelle s’adresse votre demande. Nous ne transférerons jamais vos données à caractère personnel de manière non protégée ou non sécurisée.

Si nous devons transférer vos données à caractère personnel vers un Etat ne garantissant pas un niveau de de protection de la vie privée, des libertés et des droits fondamentaux des personnes à l’égard des traitements des données à caractère personnel, nous prenons les mesures nécessaires pour y pallier et garantir un niveau adéquat de confidentialité et de protection des données en appliquant nos Règles d’Entreprise Contraignantes ou en concluant avec les importateurs des données des Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne.

Grâce à la mise en œuvre de nos Règles d’Entreprise Contraignantes, vous pouvez avoir l’assurance que vos données à caractère personnel sont protégées lorsqu’elles font l’objet d’un transfert international au sein du Groupe Teleperformance.

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Nous voulons être certains que vous gardez le contrôle de vos données à caractère personnel. Cela suppose notamment que vous connaissiez vos droits, qui sont les suivants :

• Accès – le droit d’accéder à vos données à caractère personnel, d’obtenir une copie ou une confirmation de vos données à caractère personnel que nous détonons actuellement.
• Rectification – le droit de faire rectifier les données erronés ou inexactes.
• Effacement – le droit de faire effacer vos données (il ne s’agit toutefois pas d’un droit absolu. TLScontact peut avoir des motifs juridiques ou légitimes pour conserver ces données à caractère personnel).
• Limitation – le droit, dans certains cas, de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.
• Opposition – le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des opérations de marketing direct ou toutes autres opérations en conformité avec le droit local applicable.
• Portabilité – le droit de demander la transmission de vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible informatiquement, et le droit de demander la transmission de vos données à caractère personnel à un autre responsable de traitement. Ce droit ne s'applique que lorsque le traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement ou sur un contrat, et que ce traitement est effectué par des moyens automatisés.
• Retrait – vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel pour lesquelles vous avez donné votre consentement en suivant la procédure de Demande d’Accès des Personnes Concernées décrite ci-dessous. Veuillez noter que le retrait de votre consentement ou le refus de fournir les données à caractère personnel décrites dans la présente Politique de Confidentialité aura une incidence et pourra mettre fin à la fourniture des services qui vous avez sollicités.

Pour exercer vos droits sur vos données à caractère personnel, il vous suffit de nous contacter directement ou par la page « Contactez-nous », de remplir le formulaire de demande et de choisir la catégorie « Demande concernant les données à caractère personnel » dans le champ « Motif de contact ». Vous pouvez également exercer ces droits en contactant la Mission Diplomatique pour les données à caractère personnel ayant été collectées dans le cadre de votre demande de visa/d’immigration.

Toutes les demandes sont gratuites.

Lorsque la demande est adressée à TLScontact, nous vous enverrons une confirmation de réception de votre demande et nous la traiterons ou la transmettrons à notre Client dans les meilleurs délais.

Nous-mêmes ou notre Client pouvons vous contacter pour obtenir des éclaircissements sur votre demande, vous demander des informations complémentaires ou vérifier votre identité avant de traiter votre demande.

Si vous pensez que vos droits ont été violés, veuillez contacter notre Délégué à la Protection des Données via les coordonnées mentionnées en haut de cette Politique de Confidentialité.

Vous avez également le droit de présenter une réclamation auprès de l’autorité de contrôle suivante: Information Commissioner’s Office ( “ICO”) , Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF ou vous pouvez cloquer sur le lien suivant : https://ico.org.uk/global/privacy-notice/controller-s-contact-details/ afin de connaitre les autres moyens pour contacter l’ICO.

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Le « Profilage » désigne toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel consistant à utiliser ces données à caractère personnel pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant son rendement au travail, sa situation économique, sa santé, ses préférences personnelles, ses intérêts, sa fiabilité, son comportement, sa localisation ou ses déplacements.

Afin de vous proposer des services personnalisés, nous recourons au profilage pour analyser les informations que vous nous avez fournies, tels que l'âge ou la localisation. Nous considérons que nous avons un intérêt légitime à procéder à ce profilage car le traitement de ces données nous permet d'améliorer votre expérience client et vous garantit un accès personnalisé à nos services en fonction de votre profil.

Les contrôleurs de données (c'est-à-dire nos Clients, les Missions Diplomatiques) peuvent également avoir recours au profilage.

Si vous souhaitez de plus amples informations concernant le recours potentiel au profilage par le Client, veuillez-vous adresser à la Mission Diplomatique concernée.

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Notre site web peut contenir des liens vers d’autres sites Web. Nous ne sommes pas responsables du contenu ou de la fonctionnalité de ces sites Web externes.

Si un site web externe vous demande des données à caractère personnel (par exemple dans le cadre d’une commande de biens ou de services), les données que vous communiquez ne seront pas couvertes par la présente Politique de Confidentialité. Nous vous suggérons de lire la Politique de Confidentialité de tout site Web avant de communiquer des données à caractère personnel.

Lorsque vous achetez des biens ou services auprès d’une entreprise en suivant un lien figurant sur notre site, vous concluez un contrat avec cette entreprise (en acceptant ses conditions générales), et non avec TLScontact.

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Nous modifierons la présente Politique de Confidentialité occasionnellement afin de veiller à ce qu’elle reste à jour et reflète précisément la manière et les raisons pour lesquelles nous utilisons vos données à caractère personnel. La version en vigueur de notre Politique de Confidentialité sera toujours publiée sur notre site web. En cas de modification importante, nous vous informerons par tout moyen approprié.

Avis de confidentialité dernière mise à jour le 27 août 2022.

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