TLScontact Vietnam Company Limited, une société enregistrée au Vietnam sous le numéro 0106721643, ayant son siège social au 17th Floor, Capital Tower, 109 Tran Hung Dao Street, Cua Nam ward, Hoan Kiem District, Ha Noi, Vietnam, et ses sociétés affiliées à travers le monde (ci-après « TLScontact », « nous », « notre », « nos ») s'engage à protéger la confidentialité et la sécurité des utilisateurs de ses sites Web et des usagers des services de TLScontact (ci-après « vous », « votre », « vos »). La présente Politique de Confidentialité (ci-après la « Politique de Confidentialité ») a pour objet d’expliquer pourquoi et comment nous collectons et utilisons vos données à caractère personnel, de vous tenir informé(e) et de garder la maîtrise des informations vous concernant.
TLScontact traite vos données à caractère personnel conformément aux dispositions législatives en vigueur et, en particulier, en particulier le Code civil, la Cyber sécurité de l'information n° 86/2015/QH13 et la loi sur la cybersécurité n° 24/2018/QH14.
La présente Politique de Confidentialité s’applique à l’ensemble des services fournis de TLScontact. En utilisant nos services, vous reconnaissez avoir été informé(e) que TLScontact collecte, conserve, utilise, traite, transfère et communique vos données à caractère personnel conformément à la présente Politique de Confidentialité.
Nous vous prions de bien vouloir nous adresser toute question que vous pourriez vous posez au sujet de la présente Politique de Confidentialité ou sur la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel à notre Délégué à la Protection des Données aux coordonnées suivantes:
Délégué à la Protection des Données de TLScontact:
Email:
dp@tlscontact.com
TLScontact est une entreprise pionnière spécialisée dans la gestion de la relation client. Notre activité principale consiste à exploiter des centres de collecte de demande de visa pour le compte d’autorités publiques ( « nos Clients », « Mission(s) Diplomatique(s) »).
TLScontact est membre du Groupe Teleperformance, leader mondial de la gestion externalisée de l’expérience client omnicanale au service des gouvernements et des entreprises.
Vos données à caractère personnel (c’est-à-dire toute information permettant de vous identifier directement ou indirectement) sont collectées pour le compte de nos Clients aux fins de la fourniture d’un service de visa et/ou d’immigration, et d’effectuer des tâches administratives, sans opérations de jugement liés aux services susmentionnés (cf. article 1 de la présente Politique de Confidentialité). TLScontact peut également collecter vos données à caractère personnel pour son propre compte en vue de la fourniture de services particuliers, généralement en lien avec les services susmentionnés, pour ses intérêts légitimes et/ou pour garantir la sécurité de ses locaux, de ses employés et de ses visiteurs (cf. article 2 de la présente Politique de Confidentialité).
Nos Clients sont les responsables du traitement et TLScontact peut agir en qualité de responsable du traitement de données ou de sous-traitant en fonction de la nature des services et du traitement concernés. En qualité de sous-traitant, TLScontact ne collecte des données à caractère personnel que pour le compte et suivant les instructions de nos Clients.
1.1. Comment collectons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous obtenons des données à caractère personnel vous concernant dans le cadre de la fourniture de nos services notamment lors du dépôt de votre demande de visa.
Vos représentants peuvent également nous soumettre des données à caractère personnel vous concernant en votre nom. Nous effectuons les vérifications nécessaires et validons systématiquement l’identité des personnes prétendant être votre représentant avant d’accepter les informations vous concernant par le biais d’un représentant.
1.2. Que collectons-nous ?
Nous ne collecterons que les données à caractère personnel requises par nos Clients pour le dépôt d’une demande de visa ou la fourniture un service connexe. Le type et les catégories de données à caractère personnel que nous collectons dépendent du visa/service que vous sollicitez.
Nous collectons notamment, à titre d’exemple, les catégories suivantes de données à caractère personnel :
Cette liste peut varier en fonction des exigences du Client et des services que vous sollicitez.
Si vous souhaitez connaitre avec exactitude les données à caractère personnel qui seront collectées dans le cadre de votre demande, veuillez contacter la Mission Diplomatique concernée pour plus d’informations.
1.3. Comment vos données à caractère personnel sont-elles utilisées ?
Nous ne vendrons jamais vos données à caractère personnel ni ne les utiliserons d’aucune manière que ce soit à votre insu. Nous n’utiliserons vos données à caractère personnel que pour le compte de notre Client et conformément à ses instructions afin de vous fournir le service spécifique dont vous avez besoin.
Nous pouvons notamment utiliser vos données à caractère personnel pour :
Ces traitements de données sont effectués sur la base de l’exécution de la relation contractuelle vous liant à TLScontact au titre de nos Conditions Générales de Services, du contrat entre TLScontact et son Client, ainsi que le respect de nos obligations légales.
Pour plus d’informations sur la finalité des traitements de données que nous mettons en œuvre pour le compte de notre Client, veuillez-vous adresser à la Mission Diplomatique concernée.
1.4. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous conservons vos données à caractère personnel conformément à nos obligations légales et aux instructions de notre Client. En règle générale, nous ne conservons aucune donnée à caractère personnel une fois la procédure de demande de visa terminée. Nous ne conserverons vos informations personnelles que le temps nécessaire à la fourniture du service.
Pour plus d’informations quant à la durée de conservation de vos données à caractère personnel par notre Client, veuillez-vous adresser à la Mission Diplomatique concernée.
1.5. Qui a accès à vos données à caractère personnel ?
Sociétés du groupe TLScontact et du groupe Teleperformance
Nous pouvons être amenés partager vos données à caractère personnel avec des sociétés appartenant au groupe TLScontact ou au groupe Teleperformance lorsque cela est nécessaire au traitement de votre demande ou à la fourniture des services connexes.
Autorités publiques et Missions Diplomatiques
Dans le cadre de votre demande de visa ou de la fourniture d’un service connexe, vos données à caractère personnel seront transmises à notre Client, c’est-à-dire la Mission Diplomatique étrangère qui représente le pays pour lequel vous soumettez votre demande et agissant en qualité de responsable du traitement. Cette Mission Diplomatique peut être amenée à partager vos données à caractère personnel avec, par exemple, un organisme public, une autorité de contrôle ou les forces de l’ordre pour la prévention d’actes criminels ou terroristes. Nous n’avons pas le contrôle sur la manière dont vos données à caractère personnel sont traitées après leur transfert à la Mission Diplomatique concernée. Nous vous recommandons donc vivement de lire leur politique de confidentialité ainsi que les informations fournies dans les formulaires de demande de visa.
Tiers pour des raisons juridiques
Nous pouvons être tenus de partager vos données à caractère personnel avec des tiers afin de nous conformer à des obligations juridiques et pour répondre aux demandes émanant d’organismes publics, y compris les forces de l’ordre et autres autorités publiques, lesquelles peuvent inclure des autorités situées hors de votre pays de résidence.
Prestataires de service indépendants qui travaillent pour notre compte
Nous pouvons être amenés à transmettre vos données à caractère personnel à nos prestataires de service indépendants, nos sous-traitants ou d’autres organisations associées pour exécuter des tâches et vous offrir des services pour notre compte. Nous ne communiquerons que les données à caractère personnel nécessaires à la fourniture des services concernés.
Les prestataires de service indépendants qui participent à la fourniture des services que nous vous proposons sont les suivants :
Avant de partager des données à caractère personnel, nous nous assurons que tous les prestataires de service sont tenus par une obligation contractuelle et peuvent prouver que vos données à caractère personnel :
Autres tiers
Nous travaillons avec des prestataires indépendants afin de vous offrir la meilleure expérience client. Par exemple, un prestataire indépendant doit traiter vos données à caractère personnel afin de permettre le paiement des services que vous avez demandé et pour répondre aux exigences légales qui lui sont applicables.
Afin de surveiller notre prestation de services, d'empêcher le trafic humain et de protéger les personnes vulnérables, nos clients gouvernementaux peuvent demander l'accès en temps réel aux images de l'activité dans nos centres de visas.
1.6. Transfert à l’étranger de vos données à caractère personnel
En raison de la nature de nos activités, vos données à caractère personnel peuvent être transférées au-delà des frontières de votre pays. Lorsque vous effectuez une demande de visa ou que vous sollicitez tout autre service associé, vos données à caractère personnel sont transférées vers le pays ou à la Mission Diplomatique à laquelle s’adresse votre demande. Nous ne transférerons jamais vos données à caractère personnel de manière non protégée ou non sécurisée.
Si nous devons transférer vos données à caractère personnel vers un Etat ne garantissant pas un niveau de de protection de la vie privée, des libertés et des droits fondamentaux des personnes à l’égard des traitements des données à caractère personnel, nous prenons les mesures nécessaires pour y pallier et garantir un niveau adéquat de confidentialité et de protection des données en appliquant nos Règles d’Entreprise Contraignantes ou en concluant avec les importateurs des données des Clauses Contractuelles Types approuvées par la Commission européenne.
Grâce à la mise en œuvre de nos Règles d’Entreprise Contraignantes, vous pouvez avoir l’assurance que vos données à caractère personnel sont protégées lorsqu’elles font l’objet d’un transfert international au sein du Groupe Teleperformance.
2.1. Comment collectons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous obtenons des données à caractère personnel vous concernant lorsque vous déposez une demande de visa, lorsque vous vous rendez dans notre centre de collecte de demandes de visa en tant que visiteur et/ou lorsque vous utilisez certains de nos Services à Valeur Ajoutée (AVS).
2.2. Quelles données collectons-nous ?
Nous utilisons, conservons ou traitons vos données à caractère personnel conformément aux dispositions de la présente Politique de Confidentialité, y compris, mais sans s’y limiter :
Lorsque nous collectons des données à caractère personnel au moyen de formulaires, y compris notamment des formulaires électroniques, nous indiquerons les champs obligatoires par des astérisques. Tout manquement à la fourniture des données signalées par une astérisque peut empêcher l’accès à nos services.
2.3. Comment vos données à caractère personnel sont-elles utilisées ?
Nous ne vendrons jamais vos données à caractère personnel ni ne les utiliserons d’aucune manière sans que vous en ayez directement connaissance.
Nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel pour :
Pour traiter vos données à caractère personnel dans le respect de la loi, nous devons justifier d’un ou plusieurs fondements juridiques valables. Les fondements sur lesquels nous pouvons nous appuyer sont les suivants :
2.4. Combien de temps conservons-nous les données à caractère personnel ?
Nous révisons régulièrement nos durées de conservation des données à caractère personnel. Généralement, nous conservons vos données à caractère personnel le temps nécessaire aux fins pour lesquelles vos données à caractère personnel sont traitées (c’est-à-dire pour la durée de la prestation du service, pour la durée de votre présence dans nos locaux, pour une durée maximum d’un mois pour les images de vidéosurveillance et pour une durée d’un an à compter du dernier contact avec vous pour les communications marketing, selon le cas et tel que permis par la législation locale). Nous pouvons toutefois être tenus de conserver certains types de données à caractère personnel pour des durées plus longues afin de nous acquitter de nos obligations légales ou conformément au délai de prescription applicable.
2.5. Qui a accès à vos données à caractère personnel ?
Sociétés du groupe TLScontact ou du groupe Teleperformance
Nous pouvons être amenés à partager vos données à caractère personnel avec des sociétés appartenant au groupe TLScontact et/ou au groupe Teleperformance lorsque cela est nécessaire au traitement de vos demandes, à la fourniture des services ou afin de sollicitez votre retour sur la qualité de nos services.
Tiers pour des raisons juridiques
Nous partageons vos données à caractère personnel avec des tiers :
Prestataires de service indépendants qui travaillent pour notre compte
Nous pouvons être amenés à transmettre vos données à caractère personnel à nos prestataires de service indépendants, sous-traitants et autres organisations associées afin d’exécuter certaines tâches et vous offrir des services pour notre compte. Nous ne communiquerons que les données à caractère personnel qui sont nécessaires pour l’exécution du service.
Les prestataires de service indépendants qui participent à la fourniture des services que nous vous proposons sont les suivants :
Avant de partager des données à caractère personnel, nous nous assurons que tous les prestataires de service sont tenus par une obligation contractuelle et peuvent vous prouver que vos données à caractère personnel :
2.6. Transfert à l’étranger de vos données à caractère personnel
En raison de la nature de notre activité, vos données à caractère personnel peuvent être transférées au-delà des frontières de votre pays. Lorsque vous soumettez une demande de visa ou sollicitez tout autre service associé, vos données à caractère personnel sont transférées vers le pays ou à la Mission Diplomatique à laquelle s’adresse votre demande. Nous ne transférerons jamais vos données à caractère personnel de manière non protégée ou non sécurisée.
Si nous devons transférer vos données à caractère personnel vers un Etat ne garantissant pas un niveau de de protection de la vie privée, des libertés et des droits fondamentaux des personnes à l’égard des traitements des données à caractère personnel, nous prenons les mesures nécessaires pour y pallier et garantir un niveau adéquat de confidentialité.
Grâce à la mise en œuvre de nos Règles d’Entreprise Contraignantes, vous pouvez avoir l’assurance que vos données à caractère personnel sont protégées lorsqu’elles font l’objet d’un transfert international au sein du Groupe Teleperformance.
Nous voulons être certains que vous gardez le contrôle de vos données à caractère personnel. Cela suppose notamment que vous connaissiez vos droits, qui sont les suivants :
Pour exercer vos droits sur vos données à caractère personnel, il vous suffit de nous contacter directement ou par la page « Contactez-nous », de remplir le formulaire de demande et de choisir la catégorie « Demande concernant les données à caractère personnel » dans le champ « Motif de contact ». Vous pouvez également exercer ces droits en contactant la Mission Diplomatique pour les données à caractère personnel ayant été collectées dans le cadre de votre demande de visa/d’immigration.
Toutes les demandes sont gratuites.
Lorsque la demande est adressée à TLScontact, nous vous enverrons une confirmation de réception de votre demande et nous la traiterons ou la transmettrons à notre Client dans les meilleurs délais.
Nous-mêmes ou notre Client pouvons vous contacter pour obtenir des éclaircissements sur votre demande, vous demander des informations complémentaires ou vérifier votre identité avant de traiter votre demande.
Si vous pensez que vos droits ont été violés, veuillez contacter notre Délégué à la Protection des Données via les coordonnées mentionnées en haut de cette Politique de Confidentialité.
Vous avez également le droit de présenter une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de votre pays dont les coordonnées sont disponibles sur le lien: http://www.mod.gov.vn/wps/portal
Le « Profilage » désigne toute forme de traitement automatisé de données à caractère personnel consistant à utiliser ces données à caractère personnel pour évaluer certains aspects personnels relatifs à une personne physique, notamment pour analyser ou prédire des éléments concernant son rendement au travail, sa situation économique, sa santé, ses préférences personnelles, ses intérêts, sa fiabilité, son comportement, sa localisation ou ses déplacements.
Afin de vous proposer des services personnalisés, nous recourons au profilage pour analyser les informations que vous nous avez fournies, tels que l'âge ou la localisation. Nous considérons que nous avons un intérêt légitime à procéder à ce profilage car le traitement de ces données nous permet d'améliorer votre expérience client et vous garantit un accès personnalisé à nos services en fonction de votre profil.
Les contrôleurs de données (c'est-à-dire nos Clients, les Missions Diplomatiques) peuvent également avoir recours au profilage.
Si vous souhaitez de plus amples informations concernant le recours potentiel au profilage par le Client, veuillez-vous adresser à la Mission Diplomatique concernée.
Notre site web peut contenir des liens vers d’autres sites Web. Nous ne sommes pas responsables du contenu ou de la fonctionnalité de ces sites Web externes.
Si un site web externe vous demande des données à caractère personnel (par exemple dans le cadre d’une commande de biens ou de services), les données que vous communiquez ne seront pas couvertes par la présente Politique de Confidentialité. Nous vous suggérons de lire la Politique de Confidentialité de tout site Web avant de communiquer des données à caractère personnel.
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Nous modifierons la présente Politique de Confidentialité occasionnellement afin de veiller à ce qu’elle reste à jour et reflète précisément la manière et les raisons pour lesquelles nous utilisons vos données à caractère personnel. La version en vigueur de notre Politique de Confidentialité sera toujours publiée sur notre site web. En cas de modification importante, nous vous informerons par tout moyen approprié.
Avis de confidentialité dernière mise à jour le 15 septembre 2022.